Các quy định về biên bản giao nhận hàng hóa hay các chứng từ hàng hóa là một trong những chủ đề rất được nhiều người quan tâm; đặc biệt là những ai đang muốn vận chuyển hàng hóa sang nước ngoài hoặc các đơn vị vận chuyển đang tìm hiểu về quy trình vận chuyển. Vậy cụ thể ra sao? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này bạn nhé!
Khái niệm về biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa là một loại văn bản giúp xác nhận chính xác về việc nhận và giao hàng hóa dựa trên tình hình thực tế. Và trong quá trình này, bên giao hàng hóa cam kết sẽ thực hiện đúng quá trình giao hàng cho bên khách hàng. Và bên khách hàng sẽ nhận được hàng một cách đầy đủ theo đúng như thỏa thuận trước đó giữa hai bên.
Những đặc điểm quan trọng của biên bản giao nhận hàng hóa
- Biên bản sẽ được lập ngay sau quá trình giao hàng: Biên bản cần phải được lập ngay sau khi quá trình giao hàng được kết thúc, không được đợi đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng.
- Ký xác nhận khi đã nhận đầy đủ hàng hóa: Khi khách hàng đã kiểm tra và xác nhận rằng họ đã nhận đủ số lượng hàng hóa theo đúng như thỏa thuận, họ sẽ ký xác nhận trên biên bản giao nhận.
- Các thông tin chi tiết của biên bản giao nhận: Biên bản giao nhận cần phải chứa đủ những thông tin của cả bên giao hàng và bên nhận hàng như địa chỉ công ty, email, số điện thoại hay người đại diện. Bên cạnh đó, cần có những thông tin liên quan đến hàng hóa như chủng loại, mã hàng, số lượng, ngày tháng giao và nhận hàng.
- Kèm theo Phiếu xuất và nhập kho. Biên bản giao nhận sẽ thường đi kèm với Phiếu xuất kho tại Bên giao hàng hoặc Phiếu nhập kho tại bên khách hàng nhận hàng.
Sẽ tùy thuộc vào quy trình thỏa thuận của từng bên
Vai trò quan trọng của biên bản giao nhận
Mặc dù đây là một yêu cầu không quá bắt buộc; thế nhưng trong quá trình giao nhận hàng hóa thì việc thực hiện ký kết biên bản là biện pháp được đề xuất nhằm đảm bảo quyền lợi. Bên cạnh đó là tránh những vấn đề phức tạp sau này. Biên bản giao nhận không chỉ là một công cụ vô cùng hữu ích đối với cả bên giao và bên nhận mà còn là một phương án để bảo vệ cho các bên liên quan.
Giúp là bằng chứng giao hàng một cách hợp lệ
Biên bản sẽ giúp xác nhận rằng đơn vị giao hàng đã thực hiện đúng về thời gian, mặt hàng, địa điểm như trong hợp đồng. Bên cạnh đó, biên bản còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả hai bên sau này và ngay tại thời điểm nhận hàng. Bằng việc ký vào biên bản thì cả Bên nhận và Bên giao đều thể hiện được sự đồng thuận và chấp nhận các thông tin được ghi trong biên bản này.
Từ đó, bên nhận hàng sẽ không thể đổ lỗi cho Bên giao hàng về bất kỳ những mặt hàng thiếu hoặc hỏng
Biên bản giúp cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa
Đây là một trong những công cụ vô cùng quan trọng để giúp cung cấp thông tin chi tiết một và rõ ràng về quá trình giao cũng như nhận hàng hóa. Điều này sẽ bao gồm thông tin về đại diện Bên nhận cũng như Bên giao. Bên cạnh đó là chi tiết về chất lượng, số lượng và các thông tin khác liên quan đến vấn đề giao nhận hàng hóa.
Biên bản là cơ sở pháp lý vô cùng quan trọng để giải quyết các tranh chấp xảy ra
Trong tình huống xảy ra xung đột sau quá trình nhận được hàng hóa thì biên bản sẽ được sử dụng như là một loại bằng chứng vô cùng quan trọng để cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể can thiệp và có thể xác định được bên nào để xảy ra sai phạm. Từ đó có cơ chế giải quyết tranh chấp một cách minh bạch và công bằng nhất có thể.
Biên bản sẽ giúp đơn vị bán hàng trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết
Nếu như bạn là một trong những cơ sở kinh doanh bán lẻ thì việc thêm vào giấy tờ kèm theo khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng sẽ không chỉ giúp họ hiểu được nội dung của lô hàng mà còn giúp tạo dựng nên được một hình ảnh giao hàng vô cùng chuyên nghiệp cho chính doanh nghiệp của bạn.
Đây là một trong những cơ hội để khách hàng ghi nhớ hơn về thương hiệu của bạn một lần nữa. Và đơn vị bán hàng sẽ trở nên chuyên nghiệp cũng như đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng.
Điều đó sẽ dẫn đến việc họ quyết định lựa chọn bạn vào những lần tiếp theo và marketing cho thương hiệu của bạn qua những mối quan hệ mà họ biết
Nội dung của biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Hiện nay chưa có bất kỳ một quy định cụ thể nào từ pháp luật về việc xây dựng biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để có thể tránh các tranh chấp xảy ra thì nội dung của biên bản cần phải có những yếu tố sau đây:
- Tên cụ thể của đơn vị và doanh nghiệp bán hàng.
- Ngày tháng thực hiện việc giao nhận hàng hóa
- Bên giao hàng phải có đầy đủ tên công ty, số điện thoại, địa chỉ, chức vụ, người đại diện.
- Bên nhận hàng phải có đầy đủ tên công ty, người đại diện, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ.
- Các thông tin liên quan đến hàng hóa như chủng loại, mã hàng, đơn giá, số lượng.
Bên cạnh đó, cần phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên
Lời kết
Hy vọng những thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, về các đặc điểm, vai trò, nội dung của biên bản giao nhận hàng hóa. Và nếu như bạn đang cần tìm kiếm cho mình một đơn vị vận chuyển chất lượng nhất để vận chuyển các đơn hàng của bạn một cách nhanh chóng nhất với giá thành hợp lý nhất, hãy liên hệ ngay hôm nay với HNT 0981.655.880 (Mrs.Thi) để được tư vấn sớm nhất về các dịch vụ phù hợp bạn nhé!
