Mẫu Biên Nhận Giao Hàng Mới Nhất & Lưu Ý Cần Biết

Trong quá trình mua bán, vận chuyển hàng hóa, nếu không có văn bản xác nhận rõ ràng giữa hai bên rất dễ phát sinh tranh chấp mà không ai chịu trách nhiệm. Chính vì vậy, việc lập biên bản giao nhận hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo minh bạch và ràng buộc trách nhiệm giữa bên giao và bên nhận. Vậy biên bản hay phiếu bàn giao hàng hóa là gì? Khi nào cần sử dụng loại giấy tờ giao nhận hàng hóa này và nội dung bắt buộc cần có gồm những gì? HNT sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Biên nhận giao hàng là gì?

Biên nhận giao hàng, hay còn gọi là biên bản giao nhận hàng hóa, là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình mua bán dù giá trị hàng hóa lớn hay nhỏ. Tài liệu này đóng vai trò xác nhận việc giao và nhận hàng giữa bên bán và bên mua, đồng thời phản ánh đầy đủ các thỏa thuận đã được thống nhất trước đó.

Biên bản giao nhận đóng vai trò xác nhận việc giao và nhận hàng giữa bên bán và bên mua

Biên bản thường được lập ngay sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán, và bao gồm những nội dung cơ bản sau:

Thông tin chi tiết về hàng hóa: mô tả số lượng, chủng loại, quy cách và các đặc điểm liên quan.
Thông tin liên lạc của các bên: bao gồm tên doanh nghiệp/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại và người đại diện.
Xác nhận việc giao và nhận hàng: bên bán đã bàn giao đúng chủng loại, số lượng theo hợp đồng; bên mua kiểm tra và chấp thuận việc nhận hàng.
Chữ ký xác nhận từ cả hai bên: biên bản được lập thành hai bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ một bản làm căn cứ nếu xảy ra tranh chấp hoặc khi cần đối chiếu.

Tại sao cần phải lập biên bản bàn giao hàng?

Việc lập biên bản bàn giao hàng là bước không thể thiếu trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa. Đây không chỉ là tài liệu xác nhận việc giao – nhận hàng giữa hai bên mà còn là bằng chứng pháp lý rõ ràng trong trường hợp có phát sinh tranh chấp.

Nếu không có phiếu bàn giao hàng hóa, sẽ rất khó để chứng minh bên bán đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng, hoặc bên mua đã đồng ý nhận hàng theo đúng nội dung hợp đồng. Điều này dễ dẫn đến hiểu lầm, mất lòng tin hoặc thậm chí là tranh chấp không đáng có.

Đây sẽ là bằng chứng pháp lý rõ ràng trong trường hợp có phát sinh tranh chấp

Ví dụ thực tế: bên A ký hợp đồng cung cấp cho bên B 500 thùng hàng. Tuy nhiên, khi hàng được giao đến, chỉ có 400 thùng còn nguyên vẹn và đảm bảo chất lượng. Lúc này, nếu có phiếu bàn giao hàng hóa kèm theo ghi chú rõ ràng, bên B có thể yêu cầu bên A bổ sung 100 thùng hàng bị hư hỏng hoặc thiếu hụt, dựa trên những gì đã thống nhất trong hợp đồng.

Tóm lại, biên bản bàn giao hàng không chỉ giúp minh bạch quá trình giao nhận mà còn là công cụ quan trọng để bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên, góp phần chuyên nghiệp hóa quy trình mua bán và hạn chế rủi ro phát sinh trong giao dịch.

Nội dung bắt buộc & lưu ý khi lập biên nhận giao hàng

Để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý, biên bản cần được lập đúng quy chuẩn và đầy đủ các nội dung sau:

Thông tin của hai bên giao dịch: Ghi rõ ràng và đầy đủ tên doanh nghiệp/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có), người đại diện.
Thời điểm lập biên bản: Nên lập song song với quá trình giao nhận hàng hóa hoặc ngay khi hợp đồng được ký kết trên giấy.
Nội dung hàng hóa bàn giao: Cần thể hiện rõ số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa, quy cách đóng gói, đơn vị tính và các đặc điểm nhận diện khác. Nếu có phát sinh sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, nên ghi chú cụ thể trong biên bản.
Chữ ký và đóng dấu hợp lệ: Biên bản cần có chữ ký và dấu mộc “tươi” của cả hai bên để đảm bảo hiệu lực pháp lý.
Số lượng bản lưu trữ: Biên bản nên được lập thành 2 bản gốc, có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu hoặc xử lý khi có sự cố phát sinh.
Mẫu biên bản giao nhận có thể được điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù hàng hóa, điều kiện giao nhận và sự thỏa thuận của các bên, miễn là tuân thủ đúng pháp luật.
Sau khi lập, các bên cần có trách nhiệm lưu trữ cẩn thận biên bản để sử dụng khi cần thiết. Đồng thời, phải đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản đã cam kết nhằm bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán.

Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến hiện nay

Dù pháp luật hiện hành không quy định cụ thể một mẫu giấy giao nhận hàng hóa cố định, nhưng trong thực tế, các doanh nghiệp và tổ chức vẫn thường sử dụng những mẫu biên bản phổ thông, linh hoạt theo nhu cầu và tính chất của từng giao dịch. Dưới đây là một số mẫu biên bản bàn giao hàng hóa được sử dụng rộng rãi:

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung

Đây là mẫu cơ bản và phổ biến nhất, phù hợp với nhiều hình thức giao nhận khác nhau. Biên bản thường bao gồm các thông tin chính như:

Tên và thông tin liên hệ của bên giao và bên nhận
Danh mục hàng hóa: tên hàng, mã hàng (nếu có), số lượng, đơn vị tính, tình trạng hàng
Thời gian và địa điểm giao nhận
Chữ ký và xác nhận của các bên

Mẫu này có thể dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh cụ thể

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Đây là mẫu tích hợp, vừa xác nhận việc giao hàng vừa đóng vai trò là phiếu xuất kho. Mẫu này rất hữu ích trong hoạt động quản lý kho hàng, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất – nhập kho.

Biên bản này thường bao gồm:

Thông tin xuất kho (mã phiếu, ngày xuất, kho xuất)
Thông tin đơn vị nhận hàng
Chi tiết hàng hóa (tên hàng, số lượng, chất lượng, đơn giá)
Xác nhận của thủ kho, bên giao và bên nhận

Kết hợp biên bản giao nhận và phiếu xuất kho giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng hóa hiệu quả hơn

Mẫu biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa

Loại biên bản này không chỉ ghi nhận việc bàn giao hàng mà còn bao gồm cả bước kiểm tra và nghiệm thu chất lượng hàng hóa. Thường được sử dụng trong các hợp đồng mua sắm thiết bị, vật tư kỹ thuật hoặc hàng hóa có yêu cầu cao về tiêu chuẩn chất lượng.

Nội dung chính gồm:

Chi tiết hàng hóa: loại hàng, quy cách, số lượng
Kết quả kiểm tra thực tế: tình trạng, chất lượng, các lỗi nếu có
Biên bản nghiệm thu có thể kèm theo hình ảnh minh họa hoặc phiếu kiểm tra kỹ thuật
Chữ ký xác nhận của bên cung cấp, bên nhận và bộ phận kiểm định (nếu có)

Biên bản này giúp hạn chế tranh chấp về chất lượng và đảm bảo minh bạch trong toàn bộ quá trình mua bán

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Được sử dụng chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp, khi hàng hóa được chuyển giao giữa các bộ phận, phòng ban hoặc chi nhánh. Thông tin trong mẫu bao gồm:

Bộ phận giao và nhận hàng
Mô tả hàng hóa: loại hàng, số lượng, tình trạng
Mục đích chuyển giao (phục vụ sản xuất, trưng bày, điều chuyển,…)
Ngày bàn giao và chữ ký xác nhận của hai bên

Mẫu này giúp quản lý nội bộ hiệu quả và đảm bảo trách nhiệm rõ ràng giữa các bên liên quan

Lời kết

Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn đã hiểu rõ hơn về biên bản giao nhận hàng hóa, tầm quan trọng của loại giấy tờ này trong hoạt động thương mại cũng như các mẫu biên bản cập nhật mới nhất phù hợp cho từng mục đích sử dụng.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp logistics trọn gói giúp đơn giản hóa quy trình giao nhận, xuất nhập khẩu và tiết kiệm tối đa chi phí, HNT Logistics chính là lựa chọn đáng tin cậy.

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ chuyên gia am hiểu thực tế, HNT Logistics luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn, giải quyết mọi bài toán logistics một cách linh hoạt, hiệu quả và đúng pháp lý.

Liên hệ tư vấn ngay:

0949.393.300 (Mrs. Đào)
0911.446.060 (Mrs. Thi)

>>> Xem thêm: Thủ Tục Xuất Khẩu Nông Sản: Từ A Đến Z Cho Người Mới