Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê là giấy tờ quan trọng giúp hàng hóa thông quan thuận lợi. Tuy nhiên, việc chuẩn bị và hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu này không hề đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy trình, tuân thủ các yêu cầu cụ thể của hải quan, đảm bảo tính chính xác để phục vụ khi thanh toán cũng như kiểm tra sau thông quan. Vậy bộ chứng từ xuất khẩu cà phê bao gồm những gì, làm sao để chuẩn bị đầy đủ và chính xác? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê là gì?

Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê là tổng hợp các loại giấy tờ quan trọng giúp quá trình giao thương giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu diễn ra suôn sẻ. Đây là những tài liệu cần thiết để hoàn tất thủ tục hải quan, đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và an toàn cho cả doanh nghiệp xuất khẩu lẫn đối tác nhập khẩu.

Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê là gì?

Năm 2023, Việt Nam đạt kim ngạch xuất khẩu cà phê 4,24 tỷ USD, tiếp tục giữ vững vị thế là quốc gia xuất khẩu cà phê lớn thứ hai thế giới. Để mở rộng thị trường và đưa cà phê Việt vươn xa, doanh nghiệp không chỉ cần chú trọng chất lượng sản phẩm mà còn phải hiểu rõ về thủ tục, chứng từ xuất khẩu giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng và tiếp cận thị trường quốc tế hiệu quả hơn.

Tầm quan trọng của bộ chứng từ xuất khẩu cà phê

Bộ chứng từ xuất khẩu cà phê đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp lý và giúp hàng hóa thông quan thuận lợi. Đây cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và tạo niềm tin với đối tác quốc tế.

Dưới đây là những lý do bộ chứng từ xuất khẩu cà phê không thể thiếu:

• Xác định nguồn gốc sản phẩm: Chứng minh xuất xứ của cà phê, giúp đối tác yên tâm về chất lượng và quy trình sản xuất.
• Đảm bảo tiêu chuẩn và giá trị thương hiệu: Các chứng từ kiểm định giúp khẳng định chất lượng cà phê, nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế.
• Hỗ trợ thanh toán và kiểm soát giao dịch: Hóa đơn và chứng từ tài chính giúp quá trình thanh toán minh bạch, tránh rủi ro trong giao dịch.
• Tối ưu thủ tục thông quan: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp hàng hóa xuất khẩu nhanh chóng, tránh chậm trễ hoặc phát sinh vấn đề khi kiểm tra hải quan.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp hàng hóa xuất khẩu nhanh chóng

>>> Xem thêm: Ai Làm Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu?

Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm những gì?

Để xuất khẩu cà phê, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chứng từ theo quy định pháp luật, bao gồm:

Hồ sơ bộ chứng từ làm thủ tục xuất khẩu cà phê

Theo khoản 5, Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC), doanh nghiệp xuất khẩu cà phê cần chuẩn bị các hồ sơ hải quan sau:

• Tờ khai hải quan điện tử: Điền đầy đủ thông tin theo mẫu số 01 Phụ lục II của Thông tư 39/2018/TT-BTC và nộp bản chính qua phần mềm điện tử.
• Hóa đơn xuất khẩu: Cung cấp chi tiết số lượng, chất lượng, giá trị và điều kiện khi thanh toán của lô hàng (nộp bản chụp bộ chứng từ hóa đơn thương mại).
• Hợp đồng mua bán: Văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, quy định các điều khoản về chất lượng, thanh toán và giải quyết tranh chấp.
• Phiếu đóng gói: Thể hiện rõ số lượng, trọng lượng và cách thức đóng gói cà phê.
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc: Hóa đơn hoặc bảng kê thu mua cà phê.
• Giấy phép xuất khẩu: Nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt, cần có giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền.
• Bản tiêu chuẩn tự công bố sản phẩm: Tuân theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, nộp tại Ban Quản lý An toàn thực phẩm.
• Chứng từ chứng minh điều kiện xuất khẩu: Áp dụng cho lô hàng xuất khẩu đầu tiên theo quy định pháp luật về đầu tư.

Bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu có thể bao gồm chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử

Nơi đăng ký hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu cà phê, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan trên hệ thống điện tử ECUS5-VNACCS theo quy định. Sau khi khai báo, cần in tờ khai cùng bộ chứng từ giấy để nộp tại Chi Cục Hải Quan.

Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra và phân luồng tờ khai theo ba cấp độ:

• Luồng xanh: Hệ thống tự động thông quan ngay, không cần kiểm tra.
• Luồng vàng: Doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra.
• Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ giấy và hàng hóa thực tế trước khi thông quan.

Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của nước nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ khác, bao gồm:

• Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có) để đảm bảo rủi ro trong quá trình vận chuyển.
• Giấy kiểm dịch thực vật, chứng minh lô hàng đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn.
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O form ICO) dành riêng cho mặt hàng cà phê.
• Chứng nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng, xác nhận thông tin thực tế của lô hàng.
• Chứng nhận hun trùng (Fumigation) nhằm đảm bảo cà phê không bị nhiễm côn trùng hay nấm mốc.

Sau khi khai báo, cần in tờ khai cùng bộ chứng từ giấy để nộp tại Chi Cục Hải Quan

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan

Theo Điều 25 Luật Hải quan 2014, thời gian nộp hồ sơ hải quan được quy định như sau:

• Hàng hóa xuất khẩu: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm khai báo và chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
• Hàng xuất khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời hạn nộp hồ sơ muộn nhất là 2 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.

Tờ khai hải quan sau khi đăng ký có hiệu lực trong 15 ngày, trong thời gian này, doanh nghiệp cần kiểm tra và hoàn tất thủ tục hồ sơ cũng như bộ chứng từ xuất khẩu cà phê sau đó để hàng hóa được thông quan đúng hạn.

Lời kết

Hoàn thiện đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu cà phê không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý mà còn hạn chế rủi ro, tránh tranh chấp trong giao dịch quốc tế. Đồng thời, đây cũng là bước quan trọng để mở rộng thị trường, đưa cà phê Việt vươn xa hơn. Doanh nghiệp có thể lưu lại bài viết này để tham khảo khi cần, giúp quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi hơn.

HNT Logistics cung cấp dịch vụ logistics trọn gói với quy trình chuyên nghiệp, lịch trình chính xác và chi phí tối ưu. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong vận chuyển, thủ tục hải quan và chứng từ xuất nhập khẩu, chúng tôi cam kết hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng, hiệu quả. Liên hệ ngay qua hotline 0981.655.880 (Mrs. Thi) – 0949.393.300 (Mrs. Đào) để được tư vấn chi tiết!

HNT Logistics cung cấp dịch vụ logistics trọn gói với quy trình chuyên nghiệp