Nếu muốn giao nhiệm vụ xuất khẩu cho bên thứ 3, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác. Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ là điều kiện để giao dịch hợp lệ và thuận lợi. Vậy hợp đồng uỷ thác xuất khẩu là gì? Cần những chứng từ ủy thác xuất khẩu hàng hóa gồm những gì? Bài viết này sẽ liệt kê chi tiết các loại giấy tờ cần có, ý nghĩa cùng lưu ý theo quy định về xuất nhập khẩu uỷ thác. Doanh nghiệp chớ bỏ qua để cập nhật kiến thức pháp lý nhé.

Sơ lược quy định về xuất nhập khẩu uỷ thác

Xuất nhập khẩu ủy thác là hình thức để doanh nghiệp tiến hành xuất nhập khẩu mà không cần trực tiếp thực hiện. Theo quy định về xuất nhập khẩu uỷ thác, họ sẽ làm bản hợp đồng tương ứng nhu cầu để giao cho bên thứ 3 thực hiện các công việc cần thiết thay mình.

Xuất nhập khẩu là hoạt động kinh tế quan trọng của đất nước.

Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu là gì?

Hợp đồng ủy thác xuất khẩu là văn bản pháp lý cần làm khi doanh nghiệp muốn bên thứ 3 thay mặt xuất khẩu. Hợp đồng này đi kèm với bộ chứng từ xuất khẩu. Nó xác định trách nhiệm của bên giao và nhận ủy thác theo quy định pháp lý.

Tương tự với hoạt động nhập khẩu. Doanh nghiệp cũng cần làm một bản hợp đồng ủy thác để tránh các vấn đề pháp lý phát sinh.

Ý nghĩa của hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu

Ủy thác đóng vai trò quan trọng giúp hoạt động xuất nhập khẩu trở nên dễ dàng hơn. Hình thức này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện hoặc kinh nghiệm thực hiện giao dịch quốc tế.

• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Doanh nghiệp không cần xây dựng bộ phận chuyên trách mà có thể tận dụng kinh nghiệm từ bên nhận ủy thác.
• Giảm rủi ro về pháp lý và thủ tục: Bên nhận ủy thác có nhiều kinh nghiệm. Họ có thể xử lý tốt bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác theo ngành nghề và quốc gia.
• Tận dụng mạng lưới đối tác của bên nhận ủy thác: Giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thị trường quốc tế, đàm phán giá tốt hơn.
• Mở rộng cơ hội cho doanh nghiệp vừa và nhỏ mới tham gia thị trường. Vì đôi khi, họ chưa có đủ điều kiện để có thể làm thủ tục trực tiếp.

Xuất nhập khẩu ủy thác thực sự là dịch vụ rất đáng cân nhắc. Nếu bạn đang cân nhắc hình thức này, hãy bắt đầu với việc tìm hiểu chứng từ ủy thác xuất khẩu hàng hóa cùng HNT Logistics nhé.

Bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác gồm những gì?

Chứng từ ủy thác xuất khẩu hàng hóa bắt buộc

Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ quan trọng sau:

• Tờ khai hải quan: Chứng từ bắt buộc khi xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa. Tờ khai hải quan phải kê khai chi tiết về hàng hóa.
• Vận đơn: Xác nhận việc hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải. Vận đơn đường biển được gọi là Bill of Lading và đường hàng không là Airway Bill.
• Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về các điều khoản trong giao dịch. Trường hợp không có hợp đồng, có thể sử dụng đơn đặt hàng (PO) để thay thế.
• Hóa đơn thương mại là giấy xác nhận số tiền cần thanh toán, phương thức thanh toán. Tuy nhiên, trong bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác, hóa đơn thương mại sẽ được thay bằng hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Trên đó liệt kê tên công ty nhận ủy thác là Importer, còn chủ hàng là notify party hoặc consignee. 
• Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê danh mục, quy cách đóng gói, trọng lượng hàng hóa để phục vụ vận chuyển, xếp dỡ.

HNT Logistics giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục của hoạt động thông quan.

Các loại chứng từ xuất khẩu theo thông lệ

Ngoài các chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị các loại chứng từ thông lệ như:

• Thư tín dụng: Do ngân hàng phát hành, đảm bảo thanh toán cho người xuất khẩu giúp giảm rủi ro trong giao dịch.
• Chứng từ bảo hiểm vận chuyển: Xác nhận hàng hóa có bảo hiểm. Chứng từ này tùy thuộc vào điều kiện giao hàng (CIF yêu cầu, FOB không bắt buộc).
• Giấy chứng nhận xuất xứ: Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hỗ trợ áp dụng thuế suất ưu đãi khi xuất khẩu.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Không có giá trị thanh toán, chỉ dùng để xác nhận thông tin vận chuyển và hỗ trợ thủ tục hải quan. Hóa đơn chiếu lệ luôn xuất hiện trong bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác.

Chứng từ kiểm tra theo chuyên ngành

Đối với một số mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt còn cần chuẩn bị giấy phép xuất khẩu. Việc này áp dụng khi xuất khẩu hàng hóa thuộc danh mục quản lý như sản phẩm mật mã dân sự, an toàn thông tin mạng.

Ngoài ra, bạn còn cần các loại giấy chứng nhận chất lượng như:

• Giấy chứng nhận chất lượng hợp quy với hàng hóa nhóm 2.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch với hàng xuất khẩu nhóm nông, lâm nghiệp.
• Chứng thư hun trùng nếu dùng pallet hoặc thùng gỗ đóng gói hàng hóa.
• Kết quả thử nghiệm vận chuyển dành cho hàng hóa nguy hiểm.
• MSDS (Material Safety Data Sheet) dành cho hàng hóa chứa hóa chất nguy hiểm.

Chi tiết bộ chứng từ sẽ khác nhau tùy thuộc vào hàng hóa.

Bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác bổ sung

Đôi khi, bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác còn cần chứng từ hải quan nếu:

• Hàng hóa thuộc diện miễn thuế theo Khoản 4, Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC
• Hàng hóa không chịu thuế theo Khoản 3, Điều 16, Thông tư 39/2018/TT-BTC.
• Hàng hóa được giảm thuế theo Khoản 5 – 6, Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Ngoài ra, còn có Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành theo quy định. Đó có thể là giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Kết quả kiểm tra chuyên ngành.

Lưu ý cần biết khi kê khai bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác

Với trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện xuất khẩu mà ủy thác cho bên thứ 3 như HNT Logistics, bộ chứng từ sẽ có một số điểm khác biệt:

• Vận đơn: Công ty nhận ủy thác (HNT Logistics) là người gửi/nhận hàng, chủ hàng là notify party.
• Hóa đơn: Dùng Proforma Invoice thay vì hóa đơn thương mại, trong đó Importer là HNT Logistics.
• Giấy phép kiểm tra chuyên ngành: Được cấp cho HNT Logistics – công ty dịch vụ nhận ủy thác.
• Tờ khai hải quan: HNT Logistics là người nhập khẩu, chủ hàng được ghi ở mục người ủy thác nhập khẩu.
• Hợp đồng ủy thác: Bắt buộc nộp kèm hồ sơ khi làm thủ tục hải quan.

Lời kết

Trên đây là chi tiết các loại chứng từ trong bộ hồ sơ ủy thác xuất khẩu. Mong rằng qua đó, bạn đã hiểu rõ hợp đồng uỷ thác xuất khẩu là gì, cũng như sự khác biệt trong cách kê khai so với thông thường.

HNT Logistics mang đến dịch vụ xuất nhập khẩu chất lượng và tiết kiệm.

Đừng lo lắng nếu những thông tin trên khiến bạn cảm thấy rắc rối. Khi ủy thác xuất khẩu cho đối tác uy tín như HNT Logistics, bạn sẽ được hỗ trợ tận tình. Chúng tôi có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm thay bạn thực hiện các thủ tục theo đúng quy định về xuất nhập khẩu uỷ thác. Hãy liên hệ ngay nếu bạn cần tư vấn thêm về bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác nhé.