Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu ngày càng sâu rộng, hoạt động thương mại quốc tế tại Việt Nam ngày càng sôi động, kéo theo đó là nhu cầu nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp ngày một gia tăng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ cách làm thủ tục hải quan nhập khẩu, dẫn đến tình trạng lúng túng, sai sót, thậm chí là bị phạt do vi phạm quy định. Để tránh điều đó, việc nắm vững quy trình khai báo hải quan, biết rõ cách đọc chứng từ xuất nhập khẩu, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu và thực hiện đúng quy định khi làm chứng từ xuất nhập khẩu là điều kiện tiên quyết giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Trong bài viết này, HNT Shipping – đơn vị có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, sẽ hướng dẫn chi tiết từ lý thuyết đến thực tiễn, giúp bạn từng bước làm thủ tục hải quan một cách bài bản và chính xác nhất.
Hiểu đúng về thủ tục hải quan nhập khẩu
Thủ tục hải quan là gì?
Thủ tục hải quan là tập hợp các bước doanh nghiệp cần thực hiện để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và cho phép hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam. Quy trình này không chỉ mang ý nghĩa pháp lý mà còn liên quan đến các chính sách thuế, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch động thực vật, hoặc kiểm tra chuyên ngành khác.
Vai trò trong chuỗi cung ứng
Việc nắm vững cách làm thủ tục hải quan nhập khẩu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Nếu thực hiện sai sót, không chỉ khiến hàng bị lưu kho, lưu bãi lâu ngày gây phát sinh chi phí mà còn có thể khiến doanh nghiệp mất uy tín với đối tác nước ngoài.
Việc này đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về hải quan xuất nhập khẩu, kỹ năng kiểm tra giấy tờ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam.
Các bước thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu từ A-Z
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu
Một bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:
- Tờ khai hải quan điện tử
- Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có
- Giấy phép nhập khẩu (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý)
- Giấy tờ kiểm tra chuyên ngành (nếu có yêu cầu)
Việc làm chứng từ xuất nhập khẩu cần đảm bảo chính xác, thống nhất giữa các thông tin như: mã HS, số lượng, đơn giá, tên hàng… để tránh bị phân luồng vàng hoặc đỏ trong quá trình khai báo.
Bước 2: Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm chuyên dụng để khai báo dữ liệu đầu vào, hệ thống sẽ tự động phân luồng:
- Luồng xanh: thông quan ngay.
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy.
- Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nếu không nắm rõ cách đọc chứng từ xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể nhập sai dữ liệu, dẫn đến bị phân luồng đỏ, ảnh hưởng đến thời gian thông quan.
Bước 3: Kiểm tra hồ sơ & thực tế (nếu cần)
Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và hàng hóa theo mức độ phân luồng. Việc này nhằm đảm bảo hàng hóa đúng với mô tả trên chứng từ, không vi phạm chính sách mặt hàng, không gian lận thương mại.
Bước 4: Nộp thuế và thông quan
Sau khi tờ khai được hệ thống chấp nhận, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ tài chính:
- Thuế nhập khẩu
- Thuế giá trị gia tăng (VAT)
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Sau đó, hàng hóa sẽ được phép thông quan và doanh nghiệp có thể mang về kho để sử dụng, kinh doanh hoặc phân phối.
Những lỗi phổ biến khi làm thủ tục hải quan và cách phòng tránh
Khai sai mã HS
Mỗi mặt hàng sẽ có mã HS (Harmonized System Code) riêng. Việc khai sai mã sẽ dẫn đến sai thuế suất, hoặc bị yêu cầu tái khai. Đây là lỗi thường gặp khi doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm làm chứng từ xuất nhập khẩu.
Không đúng tên hàng hoặc sai quy cách đóng gói
Chỉ một sai lệch nhỏ trong cách đọc chứng từ xuất nhập khẩu, chẳng hạn sai tên hàng, kích thước, trọng lượng trên Invoice hoặc Packing List, cũng có thể khiến tờ khai bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung làm chậm thời gian thông quan.
Thiếu giấy tờ kiểm tra chuyên ngành
Nhiều mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện tử… cần giấy phép của Bộ quản lý chuyên ngành. Không chuẩn bị trước có thể bị giữ hàng, gây thiệt hại lớn.
HNT Shipping – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp nhập khẩu
Dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp
Chúng tôi cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan, giúp khách hàng hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, chính xác, tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Với đội ngũ am hiểu luật, chúng tôi cam kết mang đến quy trình chuẩn hóa, tiết kiệm tối đa thời gian.
Ủy thác xuất nhập khẩu – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nếu bạn chưa có mã số thuế xuất nhập khẩu, hoặc không muốn thực hiện trực tiếp, HNT cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu – đại diện thay bạn ký kết hợp đồng quốc tế, làm thủ tục, nộp thuế và đưa hàng về kho an toàn.
Vận chuyển hàng hóa đa phương thức
Chúng tôi có đầy đủ giải pháp giao nhận:
- Đường biển: cho hàng cồng kềnh, số lượng lớn
- Đường bộ: giao hàng tận kho, linh hoạt, đúng hẹn
Vì sao nên chọn HNT Shipping làm đối tác logistics?
12 năm kinh nghiệm – Đội ngũ chuyên gia đầu ngành
Chúng tôi không chỉ có kinh nghiệm, mà còn am hiểu sâu sắc thị trường, luật pháp và nhu cầu của doanh nghiệp Việt. Đội ngũ tư vấn luôn sẵn sàng hỗ trợ tận tình mọi trường hợp, từ đơn giản đến phức tạp.
HNT luôn dẫn đầu trong lĩnh vực vận chuyển và hỗ trợ thông quan suôn sẻ cho hàng trăm ngàn doanh nghiệp
Dịch vụ khách hàng tận tâm – Hỗ trợ 24/7
HNT hiểu rằng việc giao nhận – làm thủ tục không chỉ là dịch vụ mà là sự đồng hành. Chúng tôi cam kết hỗ trợ từ bước đầu tư vấn đến khâu cuối cùng nhận hàng.
📞 0911.446.060 (Mrs. Thi)
📞 0908.487.986 (Mr.Cảnh)
📞 0903.070.300 (Mr.Thụy)
Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn sớm nhất về chi phí và quy trình bạn nhé!
Lời kết: Làm chủ quy trình nhập khẩu – Đừng để thủ tục làm khó bạn
Việc hiểu rõ cách làm thủ tục hải quan nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thương mại toàn cầu. Khi bạn biết cách kiểm tra, đọc chứng từ xuất nhập khẩu thành thạo, chuẩn bị đúng hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu, và thực hiện chính xác việc làm chứng từ xuất nhập khẩu, mọi rủi ro sẽ được hạn chế đến mức thấp nhất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn còn e ngại về các thủ tục phức tạp, hãy để HNT Shipping – đơn vị logistics uy tín, chuyên nghiệp đồng hành cùng bạn. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ và đồng hành để hàng hóa của bạn đến nơi nhanh nhất, an toàn nhất.
