Export procedures is one of the stages that determines the progress of international delivery. Even a small error in customs declaration can cause a shipment to be delayed in customs clearance, incur storage fees, or affect delivery commitments to partners.
In the context of Vietnam's agricultural, forestry, and fishery exports reaching over 52 billion USD in the first 9 months of 2026 and continuing to grow strongly, the requirement to comply with customs regulations is increasingly tightened. Changes in locations for customs procedures according to Nghị định 167/2026/NĐ-CP and quarantine requirements in many import markets make it necessary for businesses to update their processes regularly.
The article below provides detailed instructions on the declaration process, documentation, and experience in performing customs procedures for export and import goods according to current regulations.
Export procedures and legal framework businesses need to know
New customs regulations affecting import-export activities
Enterprises currently perform procedures according to the Customs Law, guiding circulars, and the latest amended decrees. Decree 167/2026/ND-CP has adjusted some regulations on locations for customs procedures for many types of import and export goods.
In addition, the new organizational structure of the General Department of Customs according to Decision 382/QD-BTC helps strengthen risk management and digitize the document processing flow.
Basic customs documentation
- Electronic customs declaration.
- Commercial invoice.
- Packing list.
- Bill of lading or transport documents.
- Certificate of origin when needed.
- Specialized licenses for managed goods.
- Quarantine or quality inspection certificate.
| Documentation | Exporting | Imported | Purpose |
|---|---|---|---|
| Customs declaration form | Yes | Yes | Official declaration |
| Commercial invoice | Yes | Yes | Valuation |
| Packing | Yes | Yes | Description of goods |
| Bill of lading | Yes | Yes | Proof of transport |
| C/O | When needed | When needed | Tariff preferences |
According to current commercial import procedure documents, the customs declaration and commercial invoice are the most important documents in the set of documents.
Process for performing export customs procedures
Preparing documents before declaration
Enterprises need to review information about the exporter, importer, HS code, quantity, value, and delivery terms. Accurate preparation helps limit the risk of amending the declaration.
Based on HNT LOGISTICS' experience, agricultural product exporters should complete plant quarantine and planting area certification before booking space on ships to avoid prolonging reefer container storage time.
Electronic declaration on the system
- Log in to the declaration system.
- Enter business information.
- Declare export type code.
- Declare HS code for goods.
- Attach electronic documents.
- Transmit declaration.
- Receive channeling results.
Stream results include green, yellow, and red channels. Each level requires different inspection.
Customs clearance and cargo supervision
After completing declaration and inspection obligations, businesses are cleared. Goods are then brought into the customs supervision area for export.
For example, Minh Phu Fruit Company in Tien Giang exports 12 containers of durian to Shanghai. Thanks to early preparation of quarantine documents, the business completed procedures within 8 hours and significantly reduced storage costs.
A seafood business in Ca Mau exports frozen shrimp to the United States via Cat Lai Port. Accurate HS code declaration helped the shipment be assigned to the green channel and shortened processing time by more than one day.
| Step | Content | Timing | Risks if incorrect |
|---|---|---|---|
| 1 | Document preparation | Pre-declaration | Missing documents |
| 2 | Submit declaration | Export date | Amend declaration |
| 3 | Channeling | Post-transmission | Prolonged inspection |
| 4 | Customs clearance | Post-inspection | Delayed delivery |
Customs procedure for importing goods
Import documents to prepare
Customs procedures for importing goods requires businesses to prepare a full set of documents as prescribed. In many cases, an import license or specialized inspection results are mandatory conditions.
Customs procedures for imported goods by channel
Green channel allows for fast clearance. Yellow channel requires document inspection. Red channel requires physical inspection of goods.
- Reconcile bill of lading with invoice.
- HS code verification.
- Determine tax calculation value.
- Check specialized licenses.
- Pay taxes on time.
- Archive documents after customs clearance.
Import customs declaration procedures and tax obligations
Businesses need to accurately determine import tax, value-added tax, and other fees. Discrepancies in declared value can lead to arrears or penalties.
For example, Binh Duong Technical Company imports production equipment from Germany. Checking the HS code beforehand helps businesses reduce the risk of tax arrears after customs clearance.
A factory in Dong Nai imports plastic raw materials from South Korea. Thanks to using the correct preferential C/O, the business saves more than 81% on import tax costs.
| Stream type | Document inspection | Goods inspection | Level |
|---|---|---|---|
| Green | No | No | Low |
| Yellow | Yes | No | Standard-compliant, inspected |
| Red | Yes | Yes | Infrastructure |
Common errors when performing goods export procedures
Incorrect HS code
This is the most common error. Incorrect HS code directly affects the tax rate and commodity management policy.
Incorrect declaration of customs value
Under-declaring or incorrectly declaring the value may lead to tax arrears and administrative penalties.
Missing specialized documents
Nhiều mặt hàng nông sản, thực phẩm và thủy sản cần giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc an toàn thực phẩm trước khi thông quan.
- Kiểm tra mã HS trước khai báo.
- Đối chiếu hợp đồng và hóa đơn.
- Chuẩn bị giấy phép đầy đủ.
- Lưu hồ sơ điện tử khoa học.
- Kiểm tra hạn hiệu lực chứng từ.
- Thực hiện rà soát nội bộ định kỳ.
Theo chuyên gia tại HNT LOGISTICS, việc xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ hai lớp trước khi truyền tờ khai có thể giảm đáng kể tỷ lệ sửa tờ khai và chi phí phát sinh.
Xu hướng xuất nhập khẩu và giải pháp tối ưu thủ tục hải quan
Năm 2026, xuất khẩu nông lâm thủy sản của Việt Nam vượt 52 tỷ USD trong 9 tháng đầu năm. Riêng thủy sản đạt hơn 8 tỷ USD và tiếp tục tăng trưởng. Điều này kéo theo nhu cầu khai báo hải quan và vận chuyển quốc tế ngày càng lớn.
Theo số liệu thống kê năm 2026, kim ngạch xuất khẩu thủy sản cả năm đạt khoảng 11,3 tỷ USD. Các doanh nghiệp xuất khẩu cần chú trọng hồ sơ truy xuất nguồn gốc và chứng nhận kiểm dịch để đáp ứng yêu cầu từ Hoa Kỳ, Liên Minh Châu Âu và Trung Quốc.
HNT LOGISTICS khuyến nghị doanh nghiệp kết hợp tư vấn hải quan, quản lý chứng từ và giải pháp chuỗi lạnh ngay từ giai đoạn lập kế hoạch xuất khẩu nhằm giảm thiểu rủi ro thông quan và tối ưu chi phí logistics.
Conclusion
Việc nắm vững thủ tục xuất hàng và quy trình khai báo hải quan giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ giao nhận quốc tế.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi khai báo.
- Khai đúng mã HS và trị giá.
- Kiểm tra yêu cầu kiểm dịch chuyên ngành.
- Theo dõi kết quả phân luồng thường xuyên.
- Tận dụng ưu đãi thuế từ C/O.
- Lưu trữ hồ sơ phục vụ hậu kiểm.
- Hợp tác với đơn vị logistics giàu kinh nghiệm.
Trong bối cảnh quy định hải quan liên tục cập nhật, doanh nghiệp nên chủ động rà soát quy trình nội bộ và tham khảo tư vấn từ HNT LOGISTICS để bảo đảm hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra an toàn, đúng pháp luật và hiệu quả.
