Ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt muốn xuất khẩu hàng hóa nhưng còn lúng túng trước những quy định và thủ tục phức tạp. Để hàng hóa ra nước ngoài hợp pháp, nhanh chóng và đúng tiêu chuẩn, hiểu rõ quy trình làm hàng xuất khẩu, quy trình kiểm hóa hàng xuất khẩu cùng toàn bộ thủ tục hàng xuất khẩu là vô cùng cần thiết. Vậy quy trình gồm những bước nào và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro?

Tổng quan về quy trình hàng xuất khẩu

Quy trình hàng xuất khẩu là tập hợp các bước doanh nghiệp phải thực hiện để đưa hàng ra nước ngoài một cách hợp pháp. Từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, kiểm hóa đến vận chuyển và giao hàng, mỗi giai đoạn đều ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chi phí của lô hàng.

Thông thường, quy trình gồm 5 giai đoạn chính:

• Chuẩn bị chứng từ và hồ sơ xuất khẩu
• Khai báo hải quan điện tử
• Thực hiện quy trình kiểm hóa hàng xuất khẩu
• Niêm phong, đóng container và vận chuyển ra cảng
• Hoàn tất thủ tục hàng xuất khẩu và thanh toán với đối tác

Tùy vào loại hàng (nông sản, hàng đông lạnh, thực phẩm, hàng công nghiệp…) mà quy trình làm hàng có thể điều chỉnh cho phù hợp, nhưng vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Hải quan Việt Nam và nước nhập khẩu.

Tổng quan về quy trình xuất khẩu

Các bước chi tiết trong quy trình làm hàng xuất khẩu

Chuẩn bị chứng từ và hồ sơ xuất khẩu

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) – thể hiện rõ thông tin hai bên, điều kiện giao hàng và thanh toán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – xác nhận giá trị hàng hóa.
• Phiếu đóng gói (Packing List) – ghi rõ số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu ở nước đối tác.
• Giấy kiểm dịch, an toàn thực phẩm (nếu có).
• Vận đơn (Bill of Lading) – xác nhận hàng đã được nhận và vận chuyển.

Chuẩn bị hồ sơ kỹ càng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi làm thủ tục hàng xuất khẩu và tiết kiệm thời gian thông quan.

Chuẩn bị chứng từ và hồ sơ xuất khẩu

Khai báo hải quan điện tử

Bước tiếp theo trong quy trình là khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS. Đây là bước bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp muốn xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.

Sau khi khai báo, hệ thống hải quan sẽ phân luồng tờ khai:

• Luồng xanh: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
• Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế.

Phân luồng giúp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo tiến độ thông quan cho doanh nghiệp có uy tín.

Phân luồng giúp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ

Quy trình kiểm hóa hàng xuất khẩu

Quy trình kiểm hóa là giai đoạn quan trọng để xác nhận hàng hóa thực tế khớp với tờ khai. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra trực tiếp tại kho hoặc tại cảng.

Đối với hàng thực phẩm, nông sản, hàng đông lạnh, cần kiểm tra kỹ bao bì, nhiệt độ và tình trạng bảo quản.

Với hàng công nghiệp hoặc hàng rời, trọng tâm là số lượng, trọng lượng và chủng loại hàng.

Nếu quá trình kiểm hóa hoàn tất và không phát hiện sai sót, hải quan sẽ niêm phong container, cho phép hàng được vận chuyển ra cảng để tiếp tục các bước trong quy trình.

Niêm phong và vận chuyển hàng ra cảng

Hoàn tất kiểm hóa, hàng sẽ được niêm phong và vận chuyển đến cảng hoặc cửa khẩu. Đây là bước then chốt trong quy trình hàng xuất khẩu, bởi việc sắp xếp không hợp lý có thể khiến doanh nghiệp trễ lịch tàu hoặc phát sinh chi phí lưu bãi.

Phương thức vận chuyển tùy thuộc vào đặc thù hàng hóa:

• Hàng đông lạnh, thực phẩm tươi sống: sử dụng container lạnh, duy trì nhiệt độ ổn định từ -20°C đến +15°C.
• Hàng rời, vật liệu xây dựng, hàng khô: có thể vận chuyển bằng container thường hoặc hàng rời qua đường biển.

Nếu hàng không được kiểm soát nhiệt độ hoặc đóng gói đúng quy cách, có thể ảnh hưởng đến chất lượng, gây thiệt hại đáng kể khi đến tay đối tác.

Thủ tục hàng xuất khẩu

Hoàn tất chứng từ và thanh toán

Sau khi hàng đã xuất đi, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ chứng từ gồm:

• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• Vận đơn và các giấy tờ khác

Đây là căn cứ để thực hiện thanh toán quốc tế qua ngân hàng (L/C, T/T hoặc D/P). Bước này cũng đánh dấu việc hoàn tất quy trình hàng xuất khẩu, giúp doanh nghiệp khép lại giao dịch một cách trọn vẹn.

Quy trình kiểm hóa và thủ tục hàng xuất khẩu

HNT – Đối tác chuyên nghiệp đồng hành trong quy trình hàng xuất khẩu của bạn

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm đối tác hỗ trợ quy trình làm hàng xuất khẩu trọn gói, Công ty HNT là lựa chọn đáng tin cậy hàng đầu. Với nhiều năm kinh nghiệm trong giao nhận, vận chuyển, và làm thủ tục hàng xuất khẩu, HNT cam kết mang lại dịch vụ toàn diện, nhanh chóng và chính xác.

Dịch vụ chính của HNT gồm:

1. Giao nhận – vận chuyển đường bộ và đường biển

Nhận hàng từ kho, vận chuyển ra cảng hoặc cửa khẩu.

Sắp xếp lịch tàu, kiểm tra container và giám sát toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng.

2. Dịch vụ thủ tục xuất nhập khẩu

Khai thuê hải quan (lưu ý: khai thuê, không phải khai thuế).

Ủy thác xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp chưa có giấy phép hoặc thiếu kinh nghiệm.

Hỗ trợ kiểm hóa, chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch, giúp hàng thông quan nhanh.

HNT – Đối tác chuyên nghiệp

3. Vận chuyển hàng lạnh và hàng bảo quản mát

Hàng đông lạnh: hải sản khô, nước ép chanh dây, nước cốt dừa, sầu riêng nguyên trái, sầu riêng tách múi, sầu riêng xay nhuyễn.

Hàng mát: trái cây tươi như thanh long, xoài, mít, sầu riêng… bảo quản từ +1°C đến +16°C.

HNT đặc biệt chú trọng quản lý nhiệt độ, thời gian vận chuyển và bảo quản để đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi xuất khẩu.

Vì sao nên chọn HNT?

• Am hiểu toàn bộ quy trình hàng xuất khẩu, từ hồ sơ, kiểm hóa đến giao hàng.
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, xử lý nhanh và linh hoạt.
• Chi phí hợp lý, tối ưu cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn lớn.
• Hỗ trợ tư vấn 24/7, đồng hành trong suốt quy trình làm hàng xuất khẩu.

📍 Địa chỉ: 153/1B Nguyễn Thượng Hiền, Phường Bình Lợi Trung, TP. Hồ Chí Minh

📞 Hotline: 0911.446.060 (Mrs. Thi) – 0908.487.986 (Mr. Cảnh) – 0903.070.300 (Mr. Thụy)

Xem thêm: Muốn Xuất Khẩu Hàng Hóa Ra Nước Ngoài – Cần Chuẩn Bị Gì Và Làm Thế Nào Cho Đúng Quy Định?