Trong hoạt động xuất nhập khẩu, quy trình xuất hàng hóa giữ vai trò then chốt giúp chuỗi cung ứng vận hành trơn tru và hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm rõ từng bước từ chuẩn bị chứng từ, quy trình thông quan, đến quản lý quy trình hàng xuất và quy trình hàng nhập, đồng thời hiểu rõ cách thực hiện quy trình làm hàng nhập để tránh sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín khi giao dịch với đối tác quốc tế.

Tổng quan về quy trình xuất hàng hóa

Quy trình xuất hàng là tập hợp các bước mà doanh nghiệp cần thực hiện để đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam và giao đến người mua ở nước ngoài theo hợp đồng thương mại.

Tổng quan về quy trình xuất hàng hóa

Tùy vào loại hàng hóa (xuất khẩu trực tiếp, ủy thác, tạm nhập tái xuất, xuất gia công…) và phương thức vận chuyển (đường biển, hàng không, đường bộ), chi tiết các bước có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, quy trình này luôn gồm 5 giai đoạn chính:

• Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa
• Đặt chỗ (booking) với hãng tàu hoặc hãng bay
• Làm thủ tục hải quan – quy trình thông quan
• Giao hàng và giám sát vận chuyển
• Thanh toán, lưu hồ sơ và hoàn thiện chứng từ

Mỗi bước đều có vai trò cụ thể, liên quan trực tiếp đến nhau. Khi hiểu rõ cách vận hành, doanh nghiệp có thể chủ động xử lý mọi tình huống phát sinh, đồng thời đảm bảo tiến độ giao hàng đúng cam kết.

>>> Xem thêm: Nhập Hàng Nước Ngoài Về Bán: Bí Quyết Kinh Doanh Lợi Nhuận Cao

Các bước cụ thể trong quy trình xuất hàng hóa

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa

Trước khi hàng được đưa đi, doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng cả hàng hóa thực tế và chứng từ liên quan. Đây là nền tảng để làm thủ tục hải quan và đảm bảo xuất khẩu hợp pháp.

– Chuẩn bị hàng hóa

• Kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng theo hợp đồng.
• Đóng gói, dán nhãn, ghi mã HS Code, số lô, xuất xứ.
• Nếu là hàng đặc biệt (thực phẩm, hóa chất, gỗ, thủy sản…), cần có giấy kiểm định hoặc chứng nhận chuyên ngành.

– Chuẩn bị bộ chứng từ xuất hàng

Bộ chứng từ chuẩn thường gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Tờ khai hải quan điện tử
• Các chứng từ khác: Giấy kiểm dịch, chứng nhận hun trùng, giấy phép xuất khẩu (nếu có).

Việc chuẩn bị đúng và đủ giúp quy trình hàng hóa xuất diễn ra nhanh gọn, tránh tình trạng hải quan yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa nhiều lần.

Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa

Bước 2: Đặt chỗ và vận chuyển hàng ra cảng

Sau khi hoàn thiện chứng từ, doanh nghiệp sẽ đặt chỗ (booking) với hãng tàu hoặc hãng hàng không.

• Đối với hàng đường biển: cần đặt container (20’ hoặc 40’), chọn lịch tàu phù hợp, lấy container rỗng về kho đóng hàng.
• Đối với hàng hàng không: liên hệ hãng bay hoặc đại lý logistics để đặt chuyến, cân đối thời gian cất cánh và thời gian làm thủ tục hải quan.

Việc lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín giúp đảm bảo thời gian giao hàng và giảm rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Bước 3: Thực hiện thủ tục hải quan

Đây là khâu được xem là “xương sống” trong toàn bộ quy trình xuất hàng. Nếu hàng hóa không được thông quan, toàn bộ quá trình sẽ bị đình trệ.

– Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hải quan (ECUS, VNACCS…) để khai thông tin hàng hóa: mã HS, trị giá FOB, nước nhập khẩu, đơn vị vận chuyển… Sau khi khai, hệ thống tự động phân luồng:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ, thông quan tự động.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

– Quy trình thông quan

Khi hồ sơ và hàng hóa được kiểm tra đạt yêu cầu, hải quan sẽ cấp phép thông quan xuất khẩu. Tại giai đoạn này, cần chú ý:

• Đảm bảo mã HS chính xác để tránh bị truy thu thuế hoặc xử phạt.
• Cung cấp chứng từ rõ ràng, minh bạch nguồn gốc hàng.
• Phối hợp với đại lý hải quan để xử lý nhanh các tình huống phát sinh.

Quy trình thông quan không chỉ là bước thủ tục, mà còn phản ánh uy tín của doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Những doanh nghiệp có lịch sử thông quan tốt thường được ưu tiên luồng xanh, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

Thực hiện thủ tục hải quan

Bước 4: Giao hàng, theo dõi và xác nhận vận chuyển

Sau khi thông quan, hàng hóa được đưa lên tàu hoặc máy bay. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với hãng vận tải và đại lý logistics để:

• Kiểm tra vận đơn chính xác: số container, tên tàu, ngày khởi hành.
• Theo dõi tình trạng hàng (tracking) thường xuyên.
• Lưu ý các điểm trung chuyển, thời gian đến cảng đích (ETA).

Trong nhiều trường hợp, việc cập nhật liên tục giúp doanh nghiệp chủ động thông báo cho đối tác nước ngoài, tránh phát sinh chi phí lưu kho hoặc chậm nhận hàng.

Bước 5: Thanh toán và lưu trữ hồ sơ

Sau khi đối tác nhận hàng và xác nhận đủ số lượng, doanh nghiệp tiến hành các bước thanh toán theo hợp đồng: L/C, T/T, D/P…
Song song đó, cần lưu hồ sơ xuất khẩu ít nhất 5 năm theo quy định, bao gồm:

• Bộ chứng từ gốc
• Tờ khai hải quan
• Vận đơn và hóa đơn tài chính
• Biên bản giao nhận, xác nhận thanh toán.

Việc lưu trữ không chỉ phục vụ kiểm toán và đối chiếu nội bộ, mà còn là căn cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra thuế.

So sánh quy trình xuất hàng và quy trình hàng nhập

Dù đều thuộc chuỗi logistics quốc tế, quy trình hàng nhập có một số điểm khác biệt so với xuất hàng. Cụ thể:

Do đó, doanh nghiệp làm cả hai chiều cần hiểu rõ quy trình làm hàng nhập để đảm bảo đồng bộ, tránh sai sót giữa hai luồng.

Những sai lầm thường gặp trong quy trình xuất hàng hóa

Ngay cả các doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm vẫn có thể gặp rắc rối nếu bỏ qua một số chi tiết nhỏ. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh:

• Khai sai mã HS Code: dẫn đến sai lệch thuế hoặc bị hải quan giữ hàng.
• Thiếu chứng từ C/O hoặc chứng từ kiểm dịch: khiến hàng bị chậm thông quan.
• Không kiểm tra kỹ Booking: dẫn đến trễ tàu, mất lịch vận chuyển.
• Không cập nhật lịch tàu thay đổi: gây chậm giao cho đối tác.
• Không lưu hồ sơ đầy đủ: khó đối chiếu khi có sự cố về thanh toán hoặc khi bị kiểm tra sau thông quan.

Giải pháp là xây dựng quy trình nội bộ chuẩn hóa, giao rõ trách nhiệm từng bộ phận: chứng từ, kho, logistics, kế toán… để mọi công đoạn được kiểm soát nhất quán.

Ngay cả các doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm vẫn có thể gặp rắc rối

Lời kết

Hiểu rõ và vận hành đúng quy trình xuất hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để đồng hành trong toàn bộ quá trình này, HNT Logistics chính là lựa chọn lý tưởng. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, HNT Logistics cung cấp giải pháp toàn diện:

• Hỗ trợ booking container tại các cảng xuất lớn (Trung Quốc, Thái Lan, Việt Nam…)
• Kiểm tra, đối chiếu chứng từ trực tiếp với nhà xuất khẩu
• Xin giấy phép chuyên ngành, đăng ký khai báo hải quan, giám sát toàn bộ lô hàng
• Sắp xếp giao hàng đến đúng địa điểm khách hàng chỉ định

HNT Logistics cung cấp giải pháp toàn diện

Dịch vụ của HNT Logistics giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, an toàn và hiệu quả. Liên hệ qua Hotline:

• 0911.446.060 (Mrs. Thi)
• 0908.487.986 (Mr. Cảnh)
• 0903.070.300 (Mr. Thụy)