Dù là quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài hay quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển thì các hoạt động này đều có cho mình những quy trình chuẩn chuyên nghiệp và phù hợp; được quy định bởi pháp luật Việt Nam và pháp luật các quốc gia nhập khẩu. Vậy sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa chính xác là gì? Đâu là quy trình xuất hàng với từng bước cụ thể mà bạn có thể tham khảo? Cùng tìm hiểu ngay sau đây bạn nhé!

Xuất khẩu hàng hóa là gì?

Xuất khẩu là quá trình di chuyển hàng hóa từ mỗi quốc gia bất kỳ đến một quốc gia khác để bán hoặc để sử dụng. Đều thực hiện bởi những doanh nghiệp hoặc các cá nhân có nhu cầu thị trường; hoặc các doanh nghiệp sản xuất ở một quốc gia và bán hàng hóa của họ ở một quốc gia khác.

Quy trình sản xuất hàng hóa sẽ bao gồm những bước như: chuẩn bị hàng hóa, vận chuyển, đóng gói, thông quan, giao hàng. Xuất khẩu hàng hóa là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng giúp mang lại những lợi ích kinh tế đáng kể cho đất nước. Từ đó góp phần tăng trưởng kinh tế, tạo ra được nguồn thu nhập, thúc đẩy quan hệ đối tác thương mại giữa những quốc gia với nhau.

Xuất khẩu giúp đưa những sản phẩm cùng các dịch vụ đến thị trường toàn cầu

Quy trình xuất khẩu hàng hóa chuẩn chuyên nghiệp

Tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng

Đây là khâu đầu tiên, cũng được đánh giá là khâu quan trọng nhất. Bởi chúng không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp mà doanh nghiệp còn phải tiến hành đàm phán với khách hàng để đi đến việc ký kết hợp đồng ngoại thương. Đây là căn cứ cho việc xuất khẩu lô hàng. Trong hợp đồng sẽ đưa ra được những điều khoản thỏa thuận cụ thể về điều kiện giao hàng, về hàng hóa và trách nhiệm mỗi bên. Và khi đồng ý, hai bên sẽ tiến hành dựa theo hợp đồng đã ký kết.

Xin giấy phép để tiến hành xuất khẩu

Trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, nếu như hàng hóa thuộc vào diện phải tiến hành xin giấy phép thì chủ xuất khẩu phải làm việc với các cơ quan để có thể được cấp giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định tại Nghị định 187 và những quy định khác có liên quan. Doanh nghiệp khi tiến hành xin giấy phép xuất khẩu thì xin một lần và sử dụng cho nhiều lần. Việc xin giấy phép sẽ quan trọng và mất nhiều thời gian nên doanh nghiệp cần chuẩn bị một cách kỹ lưỡng.

Tiến hành đặt booking và lấy container rỗng

Nếu lô hàng được bán theo điều kiện CIF thì cá nhân được thực hiện những thủ tục xuất khẩu cần phải liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để tìm được một giá tàu tốt nhất cho việc vận chuyển các lô hàng của mình. Nếu lô hàng được bán theo điều kiện FOB thì doanh nghiệp không cần phải liên hệ booking tàu mà consignee sẽ là người tiến hành đặt tàu cho chủ hàng.

Quy trình để lấy container rổng tại cảng: Doanh nghiệp sẽ ra cảng đổi lấy Booking Confirmation tại các thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking. Công việc này sẽ giúp xác nhận với các hãng tàu rằng nhà xuất khẩu đồng ý lấy các container và seal. Còn khi xuất khẩu bằng FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được Transport Confirmation và đem đi đổi lấy booking.

Làm tương tự với CIF

Quy trình xuất khẩu hàng hóa là chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Sau khi khách hàng đã đồng ý về hóa đơn chiếu lệ, các doanh nghiệp cần phải lên những kế hoạch để sản xuất hàng hóa đảm bảo về chất lượng và số lượng như đã cam kết trong hợp đồng.

Tiến hành đóng gói hàng hóa, ký hiệu chuyên chở

Quy trình xuất khẩu hàng hóa – Đóng gói hàng tại kho

Ở giai đoạn này, các bộ phận xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với những bộ phận kỹ thuật và công nhân tại nhà máy để tiến hành đóng gói hàng hóa. Lưu ý: Ghi đầy đủ những thông tin trên lô hàng dựa theo yêu cầu của khách hàng vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương.

Những thông tin quan trọng sẽ bao gồm: tên mặt hàng, trọng lượng tịnh, quốc gia sản xuất, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển như hàng cồng kềnh, hàng dễ vỡ,…

Quy trình xuất khẩu hàng hóa – Đóng gói hàng tại cảng

Quy trình đóng gói tại cảng tương tự với đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, nếu như đóng hàng tại cảng, việc này sẽ đòi hỏi rất nhiều những giấy tờ và thủ tục. Thông thường khi đóng hàng tại cảng, bạn sẽ phải thuê công nhân đóng hàng. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ mất thêm một khoản chi phí để thuê thêm công nhân.

Nếu như hàng của bạn phải được kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch hun trùng thì sẽ được thực hiện lấy mẫu tại bước này

Tiến hành mua bảo hiểm của lô hàng

Hãy liên hệ những công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của bạn. Hạn mức bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào giá trị hàng hóa. Đối với những hàng hóa thông thường thì mức bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa. Trong trường hợp lô hàng được sản xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì không cần phải mua bảo hiểm.

Tiến hành làm các thủ tục hải quan

Doanh nghiệp của bạn cần phải tiến hành những thủ tục hải quan sau đây:

• Mở tờ khai hải quan
• Đăng ký tờ khai
• Tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan
• Lấy tờ khai
• Thanh lý tờ khai
• Vào sổ tàu
• Thực xuất tờ khai hải quan

Tiến hành giao hàng cho tàu

Sau khi đã kết thúc thông quan cho lô hàng, doanh nghiệp của bạn cần phải cung cấp chi tiết về các hóa đơn để hãng tàu có thể làm vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước các bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi doanh nghiệp nhận được vận đơn đường biển; có thể là hóa đơn gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.

Tiến hành thanh toán tiền hàng

Người làm thủ tục xuất nhập khẩu cần phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp toàn bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Gửi các chứng từ cho người mua hàng ở nước ngoài

Các bạn sẽ gửi cho người bán hộ chứng từ gốc theo số lượng như đã thỏa thuận trong hợp đồng ban đầu; đồng thời nên gửi họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Lời kết

Hy vọng những thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa và nắm cho mình được những bước cần thiết. Và nếu như bạn đang gặp rất nhiều khó khăn và chi phí trong việc xuất khẩu hàng hóa, bên cạnh đó là không nắm được các bước cần thiết. Hãy liên hệ ngay hôm nay với đội ngũ vận chuyển hàng hóa của HNT theo số hotline 0981.655.880 (Mrs.Thi). Bạn sẽ được tư vấn một cách cặn kẽ về các quy trình vận chuyển; bên cạnh đó là có được cho mình một đơn vị vận chuyển hàng hóa chất lượng và uy tín nhất hiện nay trên thị trường.