Biên bản xác nhận giao hàng là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, đảm bảo minh bạch và xử lý tranh chấp hiệu quả trong quá trình hợp tác. Trong bài viết này, hãy cùng HNT tìm hiểu nội dung cần có trong các form biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản giao nhận chứng từ, cùng những mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho mới và thông dụng nhất.

Biên bản xác nhận giao hàng là gì?

Biên bản xác nhận giao hàng là loại văn bản dùng để ghi nhận cụ thể quá trình bàn giao hàng hóa giữa hai bên trong giao dịch – thường là bên bán và bên mua. Tài liệu này thể hiện rõ ràng rằng bên giao đã chuyển giao hàng đúng số lượng, chủng loại như thỏa thuận, đồng thời bên nhận cũng xác nhận đã tiếp nhận hàng đầy đủ và đúng yêu cầu. Đây là căn cứ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, hạn chế rủi ro và làm rõ trách nhiệm nếu phát sinh sự cố sau khi giao hàng.

Đây là loại văn bản dùng để ghi nhận cụ thể quá trình bàn giao hàng hóa giữa hai bên

Đặc điểm của biên bản xác nhận giao hàng

Biên bản xác nhận giao hàng đóng vai trò không chỉ là bằng chứng giao nhận mà còn giúp củng cố sự minh bạch trong quá trình thực hiện hợp đồng. Dưới đây là những đặc điểm nổi bật cần lưu ý cho cả bên mua và bên bán:

• Lập ngay sau khi hoàn tất giao hàng: Biên bản cần được lập tức soạn thảo ngay sau khi quá trình giao nhận kết thúc. Việc trì hoãn lập biên bản có thể gây ra rủi ro về tính xác thực và làm phát sinh mâu thuẫn nếu có vấn đề về số lượng hoặc chất lượng hàng hóa.
• Chỉ ký xác nhận khi kiểm hàng đầy đủ: Sau khi bên nhận tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận hàng hóa đúng như cam kết – bao gồm số lượng, chủng loại, tình trạng thì mới tiến hành ký xác nhận.
• Thông tin cần chi tiết, rõ ràng: Một biên bản giao nhận hàng hóa tiêu chuẩn cần đầy đủ thông tin như tên đơn vị giao và nhận, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện. Đồng thời, phải nêu rõ các thông tin liên quan đến hàng hóa như mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, tình trạng khi giao nhận, thời gian và địa điểm thực hiện.
• Kèm theo phiếu xuất hoặc nhập kho: Tùy vào quy trình nội bộ của từng doanh nghiệp, biên bản xác nhận giao hàng thường đi cùng phiếu xuất kho (đối với bên giao) hoặc phiếu nhập kho (đối với bên nhận).

Chỉ ký xác nhận khi kiểm hàng đầy đủ

Vai trò của biên bản bàn giao hàng hóa

Dù không bắt buộc theo quy định pháp luật, biên bản bàn giao hàng hóa vẫn là tài liệu quan trọng trong hoạt động giao nhận.

• Ghi nhận chi tiết quá trình giao nhận: Biên bản thể hiện đầy đủ thông tin bên giao – bên nhận, thời gian, địa điểm, mã hàng, số lượng, chất lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa. Đây là cơ sở để hai bên kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ minh bạch.
• Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ giao hàng: Khi hai bên ký vào biên bản xác nhận giao hàng, điều đó chứng minh rằng hàng đã được giao – nhận đầy đủ, đúng như thỏa thuận. Điều này giúp tránh tranh cãi, đổ lỗi không chính xác về sau.
• Bằng chứng pháp lý khi có tranh chap: Trong trường hợp phát sinh mâu thuẫn, biên bản sẽ là tài liệu có giá trị pháp lý, giúp cơ quan chức năng xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên.
• Tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp: Việc sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa trong mỗi lần giao hàng thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.
• Hỗ trợ các loại phiếu xuất/nhập kho và chứng từ liên quan: Biên bản có thể đi kèm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận chứng từ, giúp hoàn chỉnh bộ hồ sơ giao nhận hàng hóa.

Nội dung và cách viết của biên bản xác nhận giao hàng

Nội dung cần có trong biên bản

Hiện tại, pháp luật chưa quy định bắt buộc về mẫu biên bản xác nhận giao hàng, tuy nhiên để đảm bảo hiệu lực pháp lý và hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp, một biên bản đầy đủ nên bao gồm các thông tin sau:

• Tên đơn vị cung cấp hàng hóa: Ghi rõ tên công ty, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thực hiện việc giao hàng.
• Ngày tháng thực hiện giao nhận: Xác định rõ thời gian tiến hành giao và nhận hàng hóa.
• Thông tin bên giao hàng: Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện và chức vụ cụ thể.
• Thông tin bên nhận hàng: Tương tự, cần ghi rõ họ tên, thông tin liên lạc, địa chỉ và người đại diện bên nhận.
• Chi tiết hàng hóa: Ghi rõ mã hàng, tên hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá (nếu có), tình trạng hàng tại thời điểm giao nhận.
• Chữ ký xác nhận của hai bên: Cần có chữ ký đầy đủ, rõ tên người ký và có thể đóng dấu để tăng giá trị pháp lý cho form biên bản giao nhận hàng hóa.

Dù không có mẫu bắt buộc từ cơ quan nhà nước, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn để đảm bảo tính nhất quán và dễ lưu trữ chứng từ.

Hướng dẫn cách trình bày biên bản

Một biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho hoặc biên bản xác nhận độc lập cần được trình bày rõ ràng, dễ đọc và tuân theo bố cục cơ bản như sau:

• Góc trái: Ghi tên đơn vị hoặc công ty lập biên bản.
• Góc phải: Trình bày quốc hiệu và tiêu ngữ: Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
• Tiêu đề biên bản: Căn giữa, in hoa: BIÊN BẢN XÁC NHẬN GIAO HÀNG hoặc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA.
• Căn cứ pháp lý: Có thể nêu rõ “Căn cứ theo hợp đồng số…” hoặc “Căn cứ thỏa thuận ngày…” để tăng tính ràng buộc.
• Thông tin người giao và người nhận: Ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị đại diện và liên hệ.
• Thông tin hàng hóa: Trình bày dưới dạng bảng chi tiết các mục như STT, tên hàng, mã hàng, đơn vị, số lượng, ghi chú.
• Kết luận: Ghi rõ biên bản được lập thành mấy bản, giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ chứng minh khi cần.
• Ký tên và đóng dấu: Bắt buộc có chữ ký của đại diện hai bên và có thể đóng dấu công ty nếu cần xác minh pháp lý.

Các mẫu biên bản xác nhận giao hàng phổ biến

Tùy theo mục đích sử dụng và quy trình của từng doanh nghiệp, biên bản xác nhận giao hàng hóa có thể được thiết kế theo nhiều form khác nhau. Dưới đây là một số mẫu thông dụng:

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chung

Thường được áp dụng trong các giao dịch thông thường giữa bên mua và bên bán, ghi nhận thông tin giao nhận đầy đủ nhưng không đi kèm phiếu xuất kho.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chung

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Tích hợp cả thông tin giao hàng và xuất kho trong cùng một biểu mẫu, giúp thuận tiện cho việc theo dõi và lưu trữ chứng từ nội bộ.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu

Thường được sử dụng trong các dự án, công trình, hoặc đơn hàng yêu cầu kiểm tra chất lượng. Biên bản này có thêm mục xác nhận nghiệm thu hàng hóa, thiết bị hoặc vật tư.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Dùng trong nội bộ doanh nghiệp để bàn giao hàng hóa, tài sản, vật tư giữa các bộ phận hoặc chi nhánh. Tuy không có yếu tố hợp đồng thương mại nhưng vẫn cần lập rõ ràng để đảm bảo trách nhiệm.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

>>> Xem thêm: Bảng Giá Cước Vận Chuyển Container Đường Biển

Lời kết

Hy vọng những mẫu biên bản xác nhận giao hàng mà HNT chia sẻ ở trên sẽ giúp doanh nghiệp bạn kiểm soát tốt quá trình giao nhận, hạn chế rủi ro và xử lý công việc hiệu quả hơn.

Hiểu rằng mỗi đơn hàng đều có đặc thù riêng, HNT Logistics cung cấp giải pháp toàn diện từ vận chuyển trong nước, quốc tế, thủ tục hải quan, đến các dịch vụ hỗ trợ như bảo hiểm hàng hóa, thuê kho, bốc xếp, lấy/giao hàng từ kho đến cảng hoặc sân bay.

Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn, báo giá nhanh chóng hoặc giải pháp giao nhận phù hợp với quy mô hoạt động, đừng ngần ngại liên hệ ngay với đội ngũ HNT qua Hotline 0949.393.300 (Mrs. Đào) – 0911.446.060 (Mrs. Thi).